Spooktober fest: Wie man einen super gruseligen Posteingang repariert

Die fünf wichtigsten Möglichkeiten, um zum Posteingang Null zu gelangen Posteingänge werden täglich mit E-Mails überflutet, und es kann schwierig sein, sie alle zu sortieren. Tom Merritt bietet fünf Tipps zum Leeren des Posteingangs.

Als Spooktober zu Ende geht, gibt es kaum etwas Erschreckenderes als ein überfülltes, durcheinandergewürfeltes Durcheinander eines E-Mail-Posteingangs. Selbst wenn Sie wissen, dass Sie das Nirvana von Inbox Zero nicht erreichen können (dann können Sie die Magie ausführen, Ihre E-Mail-Box von allen Nachrichten zu befreien), ist es eine gute Zeit, um zu fallen (verstanden? ) in neue Gewohnheiten und aus alten heraus. Haben Sie Marie Kondo Ihr Haus gereinigt? Jetzt ist es an der Zeit, in Ihrer digitalen Welt genauso beeindruckend zu sein. Das Überprüfen Ihrer überfüllten E-Mail-Box muss nicht länger ein Horrorfilm sein, sondern ein Schockfest.

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Im Interesse einer vollständigen Transparenz und Überprüfung des E-Mail-Posteingangs mögen die meisten von uns sagen, dass es beängstigend ist, unseren Posteingang zu überprüfen. Wir meinen jedoch, dass wir befürchten, unseren Posteingang zu reinigen, unseren Tag zu belasten und zu unterbrechen, um eine bestimmte E-Mail zu finden verwandelte die Suche in eine Reise, die uns von der Suche zum Posteingang, zu Unterordnern, zum Papierkorb und wieder zurück in den Posteingang führt.

Beliebte E-Mail-Plattformen wie Google Mail sind intuitiv und einfach zu bedienen. Ein überlasteter und unübersichtlicher Posteingang kann jedoch Ihre tägliche Produktivität beeinträchtigen.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mails verwalten

Packe es an, wenn du kannst. "Jeder hat seine eigene Arbeitsweise, aber der Schlüssel ist, Ihre E-Mails zu verwalten und sich nicht von Ihrer E-Mail verwalten zu lassen", empfahl Eric Wanta, CMO von Zive, Hersteller von Kiwi für Google Mail und Kiwi für GSuite. "E-Mails sind eine große Ablenkung am Arbeitsplatz, da Büroangestellte ihre E-Mails 30 bis 40 Mal pro Stunde abrufen. Um die beste Arbeit zu erzielen, müssen nur minimale Unterbrechungen auftreten. Natürlich ist es normal, dass wir unsere E-Mails mehrmals täglich abrufen, um zu bleiben Zusätzlich zu eingehenden dringenden Anfragen sollte die Planung einer Zeit für die Verarbeitung von E-Mails Schritt Nummer eins sein. Ich empfehle, die Zeit zum Aktualisieren Ihres E-Mail-Browsers in Ihrem Kalender festzulegen. "

Studien zeigen, dass die durchschnittliche Person täglich 124 geschäftliche E-Mails oder wöchentlich 620 E-Mails sendet und empfängt. "Und wir verbringen durchschnittlich 1, 1 Minuten mit jeder E-Mail. Berechnen Sie also anhand der Anzahl der E-Mails, die Sie täglich erhalten. Das Lesen und Beantworten von E-Mails macht etwa 28% der gesamten Arbeitswoche einer durchschnittlichen Person aus", sagte Wanta .

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Ob Sie sich eine harte Frist geben, versuchen, dies zu tun, bis Sie fertig sind, mitten in Ihrer Säuberung ein Nickerchen machen möchten oder sich einfach Zeit nehmen, dies hängt natürlich vom Umfang der E-Mails ab, die Sie erhalten und die Art der Antworten, die Sie senden müssen ", sagte Wanta. "Eine Möglichkeit, den Zeitaufwand zu minimieren, besteht darin, Ihre Antworten zu begrenzen. Ihre E-Mail-Antworten sollten präzise und direkt auf den Punkt gebracht werden. Wenn Sie mehr als drei Sätze auf jede einzelne E-Mail antworten, machen Sie es wahrscheinlich falsch. Und Widerstehen Sie dem Drang, ständig nachzusehen. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen. "

Das Löschen Ihrer E-Mails ist von unschätzbarem Wert, um Ihnen zu helfen, organisiert zu bleiben, aber es lässt auch nicht zu, dass wichtige Dinge durch die Ritzen rutschen, und erleichtert das Auffinden von Dingen, wenn Sie sie benötigen, verringert Angstzustände und macht Sie produktiver ", bot Wanta an, der sagte, er kenne viele Leute, die "Zehntausende von E-Mails in ihrem Posteingang haben".

Der Prozess

Löschen Sie zunächst zeitkritische E-Mails, die für Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt am wichtigsten sind. "Richten Sie Filter basierend auf dem ein, was für Sie wichtig ist, oder schauen Sie sich nur neue an. Wie Sie Prioritäten setzen, liegt bei Ihnen und was Sie an diesem Tag erledigen müssen", sagte Wanta.

Anwaltschaft für Posteingang Null

Posteingang Null "ist ein Ansatz, den Produktivitätsgurus wie Tim Ferris befürworten, um stets den Überblick über E-Mails zu behalten und Ihre ungelesene Anzahl auf Null zu halten", erklärte Wanta. "Das Problem ist, genau wie beim Training, um ein gesundes Sixpack und 2% Körperfett zu erhalten, dass die meisten mit Posteingängen mit Hunderten von ungelesenen E-Mails enden, die sich nur häufen. Tatsache ist, dass die Leute keine Zeit haben, ihre Posteingänge zu organisieren . "

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Mehr als 80% der Benutzer haben wiederholt versucht, ihre E-Mails unter Kontrolle zu bringen, und obwohl sie anfänglich Erfolg haben, beträgt die durchschnittliche Dauer nur sechs Tage. "Während das Konzept von Inbox Zero interessant ist, ist es angesichts der Realität von E-Mail und menschlicher Natur völlig unrealistisch", sagte Wanta. "Sie kämpfen in einem verlorenen Kampf, den Sie nicht gewinnen können. Akzeptieren Sie die Tatsache, dass Sie wahrscheinlich keine Zeit haben, alle E-Mails zu erhalten, die Sie an einem Tag erhalten, und konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, zuerst auf vorrangige E-Mails zuzugreifen und andere ungelesen zu lassen . "

Es mag eine Psychologie geben, oder es mag Faulheit sein, aber mit viel webbasiertem E-Mail-Speicher wie Google Mail "ist der Trend, einfach weiterhin Nachrichten zu sammeln und zu speichern", sagte Wanta. In den "alten Tagen" luden die Leute ihre Nachrichten auf ihren Computer herunter, und sie waren im Allgemeinen besorgter und fleißiger beim Löschen alter Nachrichten, da der Speicher auf Festplatten begrenzt war.

Ein weiterer Grund, warum es einfacher zu sein scheint, nur E-Mails zu speichern, ist die Verbesserung der Suche. Viele Menschen kümmern sich nicht darum, E-Mails zu organisieren oder zu archivieren, und entscheiden sich für die Verwendung von Tagging, Suchfunktionen und neuen KI-Tools, um E-Mails zu suchen und zu identifizieren, wenn sie sie benötigen.

Versuchen Sie diese Methode, um Ihren Posteingang zu löschen

Löschen Sie es, wenn es Junk ist oder Sie es nicht mehr brauchen, werfen Sie es in den Papierkorb. Leute horten Objekte, aber andere Leute horten E-Mails, die sie nicht benötigen.
Ergreifen Sie sofort Maßnahmen, unabhängig davon, ob es sich um ein Ereignis handelt, zu dem Sie eine Antwort benötigen, ein Datum, das Ihrem Kalender hinzugefügt werden muss, oder um etwas, das eine Antwort benötigt.
Datei es weg dies ist für alles reserviert, das für zukünftige Referenz gespeichert werden sollte.

Wanta sagte, Zive habe den Kiwi für Google Mail-Fokusfilter-Posteingang entwickelt, "um dieses Problem zu lösen und Ihnen zu helfen, die Kontrolle über Ihre E-Mails zu erlangen."

Über Ihr E-Mail-Konto

Die meisten Menschen haben mehrere E-Mail-Adressen, darunter geschäftliche und persönliche, aber möglicherweise auch Adressen für Schulen oder Organisationen, denen sie angehören. Da das Einrichten eines E-Mail-Kontos kostenlos und einfach ist, kann die Anzahl der E-Mails so hoch sein, wie Sie möchten.

Ein Vorteil einer E-Mail-Adresse wie Google oder Yahoo besteht darin, dass Menschen darauf angewiesen sind, von überall und von jedem Gerät aus auf E-Mail-Konten zugreifen zu können. Ein webbasiertes E-Mail-Konto ist also "bei weitem der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass alle Ihre persönlichen E-Mails immer zur Hand sind", sagte Wanta.

Stellen Sie sich Ihren Ängsten und machen Sie sich daran: Bereinigen Sie diesen schwerfälligen E-Mail-Account so schnell wie möglich. Es ist keine so beängstigende Aufgabe.

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