DIY: Erstellen Sie Dateneingabeformulare für Datenbanken in LibreOffice Base

Um die Mitarbeiterdaten im Auge zu behalten, erstellen Sie Ihre Datenbank in LibreOffice Base und stellen dann fest, dass Sie eine benutzerfreundliche Methode zur Eingabe von Daten in die Tabelle benötigen. Sie müssen sich in diesem Zusammenhang nicht mit schwerem Heben befassen, da LibreOffice einen benutzerfreundlichen Assistenten enthält, mit dem Sie Formulare erstellen können, damit jeder Benutzer Daten in eine Datenbank eingeben kann.

Der Formularassistent führt Sie durch den Vorgang. Bevor Sie jedoch zum Assistenten gelangen können, müssen Sie zunächst eine Datenbank öffnen. Wir werden mit der Datenbank arbeiten, die wir in meinem vorherigen TechRepublic DIY-Beitrag erstellt haben, sodass Sie eine Verbindung zu dieser Datenbank herstellen müssen. Ich zeige Ihnen, wie Sie diesen einfachen Schritt angehen können.

  1. Öffnen Sie LibreOffice.
  2. Wählen Sie Vorhandene Datenbank öffnen ( Abbildung A ).
  3. Wählen Sie die Datenbank aus der Dropdown-Liste aus (wenn sie nicht aufgeführt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorhandene Datenbankdatei öffnen und suchen Sie die Datenbank im Dateisystem).
  4. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Abbildung A.

Im daraufhin angezeigten Fenster verwalten Sie diese bestimmte Datenbank ( Abbildung B ). Von hier aus können Sie Tabellen verwalten, Abfragen ausführen, Formulare erstellen / verwalten und Berichte ausführen. In diesem Fenster können Sie die von Ihnen erstellten Tabellen auch weiter anpassen. Abbildung B.

Um den Formularassistenten zu starten, klicken Sie auf das Symbol Formulare und dann auf das Symbol Assistent zum Erstellen eines Formulars verwenden. Sie können ein Formular auch mit dem erweiterten Design View-Tool erstellen (wir werden uns in zukünftigen Beiträgen auf dieses Tool konzentrieren). Wenn Sie den Formularassistenten öffnen, werden Sie acht Schritte ausführen, bevor Ihr Formular fertig ist. Lassen Sie uns durch jeden einzelnen gehen.

Schritt 1: Feldauswahl

Wählen Sie in dem in Abbildung C gezeigten Fenster die Felder aus der Datenbank (die Tabellen) aus, die Sie in dieses Formular aufnehmen möchten. Wählen Sie die gewünschten Felder aus und klicken Sie dann auf den Pfeil nach rechts, um sie hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche >>, um alle Felder einzuschließen. Sie können Felder nach oben und unten verschieben, indem Sie sie auswählen (im rechten Bereich) und dann entweder auf den Aufwärts- oder den Abwärtspfeil klicken. Weiter klicken. Abbildung C.

Schritt 2: Ein Unterformular einrichten

Ein Unterformular ist ein Formular innerhalb eines Formulars und ermöglicht es Ihnen, spezifischere Felder für ein Datenelement abzurufen. Beispielsweise könnte ein Formular für personenbezogene Daten von Mitarbeitern auch ein Unterformular für Arbeitsinformationen von Mitarbeitern enthalten. Um ein Unterformular zu erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterformular hinzufügen ( Abbildung D ) und klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie kein Unterformular einfügen, fährt der Assistent mit Schritt 5 fort. Abbildung D.

Schritt 3: Hinzufügen von Unterformularfeldern

Sie folgen dem gleichen Vorgang wie in Schritt 2, außer dass Sie die für das Unterformular spezifischen Felder auswählen und dann auf Weiter klicken.

Schritt 4: Verbinden Sie Felder

Jedes Unterformularfeld kann mit einem Feld im Hauptformular verbunden werden. Beispiel: Mitarbeiter-ID mit ID verbunden oder Telefonnummer mit Nebenstelle verbunden. Wählen Sie dazu das Feld Unterformular aus dem Dropdown-Feld aus, das mit dem Feld Formular im entsprechenden Dropdown-Feld verknüpft werden soll ( Abbildung E ). Sie können beliebig viele Felder verbinden. Sobald Sie dem ersten Feld beitreten, wird der zweite Verknüpfungsabschnitt verfügbar und so weiter. Klicken Sie nach dem Verbinden der erforderlichen Felder auf Weiter. Abbildung E.

Schritt 5: Steuerelemente anordnen

Wählen Sie das Formularlayout aus den vier möglichen Typen aus ( Abbildung F ). Grundsätzlich wählen Sie aus, wie die Beschriftungen und Dateneingabepunkte angeordnet werden sollen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Layout auswählen, das für alle Benutzer am einfachsten ist. Wenn Sie ein Unterformular haben, stellen Sie sicher, dass Sie auch das Layout für dieses Formular auswählen. Weiter klicken. Abbildung F.

Schritt 6: Dateneingabe

Sie haben die Wahl, nur neue Daten oder alle Daten anzuzeigen ( Abbildung G ). Diese Auswahl bestimmt, was der Dateneingabebenutzer sehen kann. Wenn Sie die Anzeige aller Daten zulassen, kann jeder, der Daten in diese Datenbank eingibt, alle Tabellen anzeigen. Sie können jedoch steuern, ob der Benutzer ältere Daten bearbeiten und Daten zur Datenbank hinzufügen oder daraus löschen kann. Abbildung G.

Schritt 7: Stil anwenden

Sie möchten Farbe, einen Rand oder einen 3D-Look? In diesem Bildschirm können Sie den Stil für Ihr Formular festlegen ( Abbildung H ). Sie haben 10 Farboptionen und drei Feldrahmenoptionen. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen ausgewählte Farbe über einen längeren Zeitraum angezeigt werden kann. Andernfalls belasten Sie die Augen Ihrer Dateneingabepersonen. Abbildung H.

Schritt 8: Name festlegen

Sie fügen Ihrem Formular einfach einen Namen hinzu ( Abbildung I ). Machen Sie es deutlich, insbesondere wenn Sie andere Formulare basierend auf dieser Datenbank erstellen möchten. In diesem Bildschirm können Sie festlegen, dass der Assistent das Formular sofort öffnet, damit Sie mit der Dateneingabe beginnen können. Sie können auch zurückgehen und das Formular ändern, wenn Sie der Meinung sind, dass weitere Anpassungen erforderlich sind. Abbildung I.

Ihr Formular ist jetzt einsatzbereit. Außerhalb der sofortigen Ausführung des Formulars können Sie ein Formular zur Dateneingabe öffnen, indem Sie die Datenbank öffnen, auf das Formularsymbol klicken und dann im unteren Bereich auf das Formular doppelklicken, mit dem Sie arbeiten möchten ( Abbildung J ). Sie können das Formular auch im Designer-Ansichtsmodus öffnen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und Bearbeiten auswählen. Abbildung J.

Ihre Formulare sind zur Dateneingabe bereit. Dieser Prozess ist eine einfache Möglichkeit, Daten so in eine Datenbank zu übertragen, dass Endbenutzer keine Probleme mit der Handhabung haben sollten. Das einzige Problem bei der Verwendung dieser Methode besteht darin, dass der Entwurfsumfang ziemlich begrenzt ist. Beim nächsten Mal werde ich erklären, wie Sie den LibreOffice Base Design View-Modus verwenden, damit Sie Ihre Formulare spezifischer und kreativer gestalten können.

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